สร้างจดหมายเวียนด้วย Word - แนวทาง
ฟังก์ชันฟอร์มจดหมายใน Word เป็นหนึ่งในฟังก์ชันที่นิยมที่สุดในการประมวลผลคำ หากคุณมีความคุ้นเคยเล็กน้อยคุณสามารถสร้างตัวอักษรหลายร้อยตัวได้อย่างง่ายดายเพียงไม่กี่คลิกในอนาคต
เส้นทางไปยังเอกสารจำนวนมาก
แบบฟอร์มจดหมายประกอบด้วยสองส่วนเอกสารหลัก - ซึ่งโดยทั่วไปจะเหมือนกันสำหรับผู้รับทั้งหมดและข้อมูลส่วนบุคคลของผู้รับแต่ละคน ใช้การคลิกเมาส์สามครั้งเพื่อไปที่เมนูด้านขวา
- ก่อนอื่นให้เลือกรายการเมนู "ฝากขาย" ในแท็บ Word
- จากนั้นเปิดเมนูย่อยในกลุ่ม "เริ่มจดหมายเวียน"
- สำหรับจดหมายฟอร์มแรกของคุณคุณควรมอบความไว้วางใจให้กับ "ผู้ช่วยจดหมายเวียน"
ผู้ช่วยจดหมายเวียนจาก Word - ความช่วยเหลือที่มีประโยชน์สำหรับความพยายามครั้งแรกของคุณ
- ก่อนอื่นคุณต้องเลือกประเภทเอกสารใน Mail Merge Assistant - ในกรณีของ "จดหมาย"
เอกสารเริ่มต้น - พื้นฐานสำหรับจดหมายฟอร์มของคุณ
เอกสารเริ่มต้นหรือเอกสารหลักเป็นจดหมายจริงที่คุณจะเพิ่มรายชื่อผู้รับในภายหลัง อีกครั้งคุณมีตัวเลือกต่าง ๆ ให้เลือก:
- คุณทำงานต่อกับเอกสาร Word ที่เปิดอยู่แล้ว
- คุณเลือกเทมเพลตและแก้ไขตามความต้องการของคุณ
- คุณเปิดจดหมายที่ถูกสร้างขึ้นแล้ว
รายชื่อผู้รับ - ส่วนที่สำคัญที่สุดของเอกสารอนุกรม
ด้วยรายชื่อผู้รับที่มีโครงสร้างที่ดีคุณจะช่วยตัวเองได้มากมายในอนาคต ดังนั้นคุณควรใช้เวลาสองสามนาทีล่วงหน้าและคิดอย่างรอบคอบว่าชุดข้อมูลใดที่เหมาะสมที่สุดสำหรับวัตถุประสงค์ของคุณ ควรมีหลายรายการหรือเพียงรายการเดียวและต้องบันทึกข้อมูลใดในแต่ละกรณี ยิ่งคุณวางแผนล่วงหน้าอย่างแม่นยำมากเท่าไหร่ตัวอักษรในแบบฟอร์มก็จะราบรื่นขึ้นเท่านั้น ผู้ช่วยจดหมายเวียนให้คุณเข้าถึงแหล่งข้อมูลต่าง ๆ :
- คุณเลือกรายชื่อผู้รับที่มีอยู่
- คุณเข้าถึงผู้ติดต่อ Outlook ของคุณ
- ตอนนี้คุณกำลังสร้างรายการใหม่
ขั้นตอนสุดท้าย - ส่วนต่าง ๆ กลายเป็นตัวอักษรอนุกรม
หลังจากที่คุณได้เลือกส่วนประกอบที่ถูกต้องแล้วสิ่งที่คุณต้องทำก็คือการรวมเข้าด้วยกันในแบบฟอร์มจดหมาย
- ก่อนอื่นให้วางบล็อกที่อยู่ในสถานที่ที่ระบุไว้ในเอกสารของคุณ
- ทำเช่นเดียวกันกับบรรทัดทักทาย
- โดยปกติแล้วจะเพียงพอ แต่คุณสามารถเพิ่มฟิลด์เพิ่มเติมได้ถ้าต้องการ เมื่อคุณแทรกเขตข้อมูลทั้งหมดจดหมายฟอร์มของคุณพร้อมแล้ว
แน่นอนคุณจะไม่เพียง แต่ค้นหาฟังก์ชันฟอร์มจดหมายใน MS Office เท่านั้น แต่ยังรวมถึงแพ็คเกจสำนักงานอื่น ๆ เช่น Open Office หรือ Libre Office คำแนะนำเหล่านี้ถูกสร้างขึ้นด้วย Word 2010