Outlook: สร้างรายชื่อผู้รับจดหมายจากสเปรดชีต Excel - วิธีการทำงาน
ในเคล็ดลับเชิงปฏิบัตินี้เราจะแสดงวิธีสร้างรายการส่งเมลจากตารางที่อยู่ของ Excel ใน Outlook
ขั้นตอนที่ 1: ปรับรายการที่อยู่ Excel สำหรับรายชื่อการแจกจ่าย Outlook Mail
ก่อนที่คุณจะสามารถนำเข้ารายชื่อผู้ติดต่อของคุณไปยัง Outlook คุณต้องเตรียมมันก่อน มิฉะนั้น Outlook ไม่สามารถจัดการสเปรดชีตของคุณ ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นไปตาม Office 2007 ความแตกต่างไปยัง Office 2010 จะกล่าวถึงในข้อความ เราจะอธิบายแต่ละขั้นตอนอีกครั้งในแกลเลอรี่รูปภาพด้านล่าง
- เลือกแถวและคอลัมน์ทั้งหมดที่คุณต้องการแทรก
- ใน Ribbon ภายใต้ "สูตร" คุณจะพบรายการ "กำหนดชื่อ"
- คุณสามารถตั้งชื่อระเบียนข้อมูลที่ทำเครื่องหมายไว้ที่นี่ได้ที่นี่ ตัวอย่างเช่นเลือกชื่อเช่น "ผู้ติดต่อ" และคลิกตกลง
- บันทึกรายการของคุณเป็นไฟล์ "xls" หรือเป็น csv Outlook อาจ "เข้าใจ" รูปแบบ xlsx ที่ใหม่กว่า
- รายการที่อยู่ของคุณพร้อมที่จะนำเข้าสู่ Microsoft Outlook แล้ว ตอนนี้ปิด Excel
ขั้นตอนที่ 2: รวมตาราง Excel ใน Outlook
ตอนนี้คุณสามารถนำเข้ารายละเอียดการติดต่อของคุณไปยัง Outlook ได้ดังนี้:
- Outlook 2007: เปิดแท็บ "เริ่มต้น" และคลิกที่ "นำเข้า / ส่งออก ... " ใน Outlook 2010 คุณสามารถไปที่กล่องโต้ตอบ "นำเข้า" ผ่าน "ไฟล์ | เปิด"
- "ผู้ช่วยนำเข้า / ส่งออก" จะเปิดขึ้น ในรายการเลือก "นำเข้าจากโปรแกรมหรือไฟล์อื่น" แล้วคลิก "ถัดไป"
- ในหน้าต่างต่อไปนี้เลือก "Microsoft Excel" คลิกที่ "ถัดไป" ยืนยันการป้อนของคุณ
- ไปที่ "เรียกดู ... " และเลือกรายการ Excel ที่บันทึกไว้ก่อนหน้า หากคุณต้องการหลีกเลี่ยงรายการที่ซ้ำกันจากรายการที่สร้างคุณควรเลือกตัวเลือก "ห้ามนำเข้ารายการที่ซ้ำกัน"
- เลือก "ผู้ติดต่อ" เป็นโฟลเดอร์ปลายทาง
- ทำเครื่องหมายบรรทัด "นำเข้าผู้ติดต่อลงในโฟลเดอร์: ผู้ติดต่อ" หากคุณกำหนดชื่ออื่นในขั้นตอนแรกชื่อนี้จะปรากฏแทน "ผู้ติดต่อ" จากนั้นคลิกที่ฟิลด์ "แผนที่ (กำหนดเอง)"
- ทางด้านซ้ายคุณสามารถดูค่าของคุณได้จากตาราง ตอนนี้กำหนดให้กับเขตข้อมูลทางด้านขวาโดยใช้การลากและวาง ตัวอย่าง: คุณกำหนดชื่อ "Tony Stark" ให้กับฟิลด์ "ชื่อ" ที่อยู่อีเมลที่เกี่ยวข้องอยู่ในส่วน "อีเมล" แน่นอนคุณสามารถกำหนดค่าอื่น ๆ เช่นที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์โทรสาร ฯลฯ
- ยืนยันการป้อนข้อมูลของคุณด้วยตกลงแล้วคลิกที่ "เสร็จสิ้น"
- ตอนนี้คุณได้นำเข้ารายการที่อยู่จาก Excel ไปยัง Outlook แล้ว
ขั้นตอนที่ 3: สร้างรายชื่อผู้รับจดหมาย
ตอนนี้สิ่งที่คุณต้องทำคือสร้างรายการการแจกจ่าย ใน Outlook รุ่นที่ใหม่กว่ารายการนี้เรียกว่า "กลุ่มที่ติดต่อ"
- ใต้ "ไฟล์" ไปที่ "ใหม่" และเลือก "รายชื่อการแจกจ่าย" (Outlook 2007) ใน Outlook 2010 คุณสร้างรายการการแจกจ่ายผ่านรายการ "ผู้ติดต่อ" (ด้านล่างซ้าย) จากนั้นในแถบเมนู "กลุ่มที่ติดต่อใหม่"
- คลิก "เลือกสมาชิก" และเลือก "ผู้ติดต่อ" ที่ด้านขวาของตารางสมุดรายชื่อ
- ตอนนี้คุณสามารถเพิ่มผู้ติดต่อที่นำเข้าจำนวนเท่าใดก็ได้ลงในรายการ ยืนยันการเลือกของคุณด้วยตกลง
- ตอนนี้คุณสามารถตั้งชื่อรายการแจกจ่าย ยืนยันการป้อนข้อมูลของคุณด้วย "บันทึก & ปิด"
หมายเหตุ: เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์นี้ได้ดำเนินการกับ Excel 2007 และ Outlook 2007 แต่ละขั้นตอนอาจแตกต่างกันเล็กน้อยจากคำแนะนำ
เคล็ดลับการปฏิบัตินี้อธิบายวิธีตั้งค่าเขตเวลาที่สองใน Outlook