ปฏิทิน Outlook: จัดการการนัดหมาย - เคล็ดลับที่ดีที่สุด
คุณต้องการจัดการการนัดหมายในปฏิทิน Outlook ได้ง่ายขึ้นหรือไม่? เราแสดงเคล็ดลับที่ดีที่สุดเพื่อจัดระเบียบการนัดหมาย Outlook ของคุณให้ดีขึ้น
เคล็ดลับที่ 1: เชิญผู้เข้าร่วมการนัดหมาย Outlook
หากคุณกำลังวางแผนการประชุมคุณสามารถเชิญผู้เข้าร่วมที่ต้องการได้โดยตรงผ่านการนัดหมาย Outlook ที่สร้างขึ้น หากต้องการทำสิ่งนี้ให้ทำดังนี้:
- สลับไปยังมุมมองปฏิทิน Outlook และเปิดการนัดหมายใหม่ด้วยปุ่ม "การนัดหมายใหม่"
- ตอนนี้คุณสามารถฝากข้อความถึงผู้เข้าร่วมในช่องข้อความซึ่งจะปรากฏในคำเชิญทางอีเมล
- ในเมนู "เริ่ม" คลิกที่ "เชิญผู้เข้าร่วม" ภายใต้ "ผู้เข้าร่วม"
- ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้เข้าร่วมทั้งหมด
- ตรวจสอบเวลาและวันที่อีกครั้งและคลิกที่ "ส่ง"
- หากภายหลังคุณเปลี่ยนเวลาวันที่หรือผู้เข้าร่วมคุณสามารถส่งข้อมูลไปยังผู้เข้าร่วมทั้งหมดอีกครั้งหรือเฉพาะผู้เข้าร่วมใหม่
เคล็ดลับที่ 2: แบ่งปันปฏิทินโดยไม่มีการนัดหมายส่วนตัว
เพื่อให้ง่ายต่อการวางแผนการนัดหมายกับเพื่อนร่วมงานของคุณคุณควรแบ่งปันปฏิทินของคุณกับแต่ละอื่น ๆ
- ในมุมมองปฏิทินคุณจะพบรายการปฏิทินของคุณ ("ปฏิทินของฉัน") ทางด้านซ้าย คลิกขวาที่ปฏิทินที่คุณต้องการแชร์
- ใต้รายการ "แบ่งปัน" ให้เลือก "แบ่งปันปฏิทิน"
- อีเมลจะเปิดขึ้นพร้อมตัวเลือกการแบ่งปัน ตอนนี้ป้อนที่อยู่อีเมลของเพื่อนร่วมงานทุกคนที่ควรมีสิทธิ์เข้าถึงปฏิทินของคุณ ในเวลาเดียวกันคุณสามารถขอให้ปล่อยปฏิทินของเพื่อนร่วมงานได้
- ใต้ "รายละเอียด" คุณสามารถกำหนดจำนวนผู้รับเชิญที่สามารถดูได้จากปฏิทินของคุณ ตัวอย่างเช่นตัวเลือก "ความพร้อมใช้งานอย่างเดียว" จะแสดงเฉพาะการนัดหมายที่ถูกบล็อกโดยไม่มีข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการประชุมที่เกี่ยวข้อง
- หากจำเป็นให้เพิ่มข้อความข้อมูลลงในคำเชิญของคุณแล้วคลิกที่ "ส่ง"
เคล็ดลับ 3: สร้างชุดนัดหมาย Outlook
สำหรับการประชุมปกติคุณสามารถสร้างชุดการนัดหมายใน Outlook เช่นการประชุมประจำสัปดาห์กับทีม:
- ในมุมมองการนัดหมายในเมนู "เริ่ม" ภายใต้ "ตัวเลือก" ให้เลือกปุ่ม "ประเภทซีรีส์"
- ตอนนี้กำหนดเวลาของการนัดหมายสำหรับซีรีส์
- ภายใต้ "ตัวอย่างกลุ่ม" คุณกำหนดจังหวะการนัดหมายที่จะเกิดขึ้นเช่นรายสัปดาห์รายเดือนหรือรายปี
- ภายใต้ "ระยะเวลาของซีรีส์" คุณสามารถกำหนดวันที่เริ่มต้นที่การนัดหมายจะเกิดขึ้นเป็นครั้งแรกเช่นเดียวกับจำนวนการทำซ้ำ
คำแนะนำที่แสดงอ้างถึง Microsoft Outlook Professional Plus 2013 ซึ่งเกี่ยวข้องกับ Microsoft Exchange Server ในรุ่นอื่น ๆ รายการเมนูอาจแตกต่างกันไป ในเคล็ดลับการใช้งานจริงเพิ่มเติมเราอธิบายวิธีที่คุณสามารถส่งออกปฏิทิน Outlook ของคุณไปยังโปรแกรมอีเมลอื่นหรือวิธีลบรายการปฏิทินเก่า