Outlook: พิมพ์อีเมลขาเข้าที่แน่นอนโดยอัตโนมัติ
ใน Outlook คุณสามารถพิมพ์อีเมลขาเข้าใหม่บางรายการได้โดยอัตโนมัติ เราจะแสดงให้คุณเห็นว่ามันทำงานอย่างไร
Outlook: พิมพ์อีเมลโดยอัตโนมัติ
คุณสามารถใช้กฎเพื่อสั่งให้ Outlook ส่งอีเมลขาเข้าที่แน่นอนไปยังเครื่องพิมพ์โดยอัตโนมัติ ณ จุดนี้คุณยังสามารถกำหนดเกณฑ์ที่ตัดสินใจเกี่ยวกับงานพิมพ์:
- ในการกำหนดกฎนี้ให้เปิด "กล่องจดหมาย" และคลิกที่ "กฎ" บนแท็บ "เริ่มต้น" ในแท็บ "เริ่มต้น" บน Ribbon ของ Outlook เวอร์ชันล่าสุดเช่น 2007 และ 2010 แล้วคลิกที่ "จัดการกฎและการแจ้งเตือน" ในเมนูต่อไปนี้
- ใน Outlook เวอร์ชันเก่าเปิดคำสั่งเมนู "เครื่องมือ | กฎและการแจ้งเตือน"
- จากนั้นคลิกที่ "กฎใหม่" เพื่อเริ่มตัวช่วยสร้างกฎ
- ภายใต้ "สร้างกฎโดยไม่มีแม่แบบ" ให้เลือกรายการ "ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับ" แล้วคลิก "ถัดไป"
- ในหน้าถัดไปคุณกำหนดเงื่อนไขที่ข้อความขาเข้าจะต้องปฏิบัติตามเพื่อดำเนินการตามกฎ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้กฎกับข้อความที่ส่งถึงคุณเท่านั้นโดยเปิดใช้งานตัวเลือก "ซึ่งส่งถึงฉันเท่านั้น"
- ยืนยันการเลือกของคุณด้วย "ถัดไป" ถ้าคุณต้องการให้ Outlook ใช้กฎกับข้อความที่เข้ามาทั้งหมดให้ใช้ "ถัดไป" โดยไม่เปิดใช้งานตัวเลือกอื่น ๆ ล่วงหน้า คุณต้องยืนยันสิ่งนี้อีกครั้งในกล่องโต้ตอบแยกต่างหาก
- ในหน้าถัดไปคุณจะพิจารณาว่าจะเกิดอะไรขึ้นกับข้อความที่เกี่ยวข้อง หากต้องการส่งโดยตรงไปยังเครื่องพิมพ์ให้เปิดใช้งาน "พิมพ์พวกเขา" คุณยังสามารถกำหนดการกระทำเพิ่มเติม สุดท้ายยืนยันด้วย "ถัดไป"
เพิ่มข้อยกเว้นสำหรับการพิมพ์อีเมลอัตโนมัติ
ตอนนี้คุณมีตัวเลือกในการระบุข้อยกเว้น:
- ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเลือกที่จะไม่พิมพ์การตอบกลับอัตโนมัติโดยการทำเครื่องหมายหน้า "ยกเว้นว่าเป็นการตอบกลับอัตโนมัติ" คลิก "ถัดไป" อีกครั้ง
- ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้างให้ตั้งชื่อที่มีความหมายเช่น "พิมพ์ข้อความทันที" ภายใต้ "ขั้นตอนที่ 1: ป้อนชื่อกฎ" คลิกที่ "เสร็จสิ้น" เพื่อสร้างมันขึ้นมา ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเครื่องหมายถูกอยู่หน้าตัวเลือก "เปิดใช้กฎนี้"
หมายเหตุ: ขอแนะนำให้กำหนดเงื่อนไขและข้อยกเว้นสำหรับกฎเพื่อป้องกันการพิมพ์อัตโนมัติที่ไม่จำเป็นของอีเมลทั้งหมดและกระดาษที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้คุณควรใช้การดำเนินการเพิ่มเติมเพื่อย้ายข้อความที่พิมพ์จาก "กล่องจดหมาย" ไปยังโฟลเดอร์อื่นเพื่อเก็บภาพรวม เคล็ดลับ: เราอธิบายวิธีเข้าถึงอีเมลใน Outlook โดยใช้คีย์ผสมที่นี่