สร้างจดหมายฟอร์มด้วย Excel และ Word
คุณยังสามารถสร้างแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียนใน Word จากสเปรดชีต Excel สร้างไฟล์ Excel ตามปกติและกรอกข้อมูล เราอธิบายขั้นตอนเพิ่มเติมในเคล็ดลับการปฏิบัตินี้โดยใช้ตัวอย่าง
จดหมายเวียนด้วย Word เป็นแหล่งข้อมูล
ตัวอย่างแรกสร้างไฟล์ Excel ตามกราฟิก จากนั้นเริ่ม Word และทำตามคำแนะนำด้านล่าง
- ไปที่แท็บ "การจัดส่ง" ใน Word
- คลิกที่ "เลือกผู้รับ" แล้วเลือก "ใช้รายการที่มีอยู่"
- ในหน้าต่างข้อความถัดไปให้เลือกไฟล์ Excel ที่คุณเพิ่งสร้างและยืนยันโดยคลิก "เปิด"
- ในหน้าต่างถัดไปคุณต้องเลือกตารางในไฟล์ Excel ที่มีข้อมูลอยู่ ในกรณีนี้จะเป็นตารางที่ 1 ตรวจสอบ "ชุดข้อมูลแรกประกอบด้วยส่วนหัวของคอลัมน์" และคลิก "ตกลง"
แทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียน
เนื่องจากคุณได้ยืนยันข้อความโต้ตอบก่อนหน้านี้ด้วย "OK" คุณได้ใช้ Excel เป็นแหล่งข้อมูล เพื่อแสดงสิ่งนี้ให้เพิ่มเขตข้อมูลจดหมายเวียนในจดหมายเวียนของคุณดังต่อไปนี้
- กลับไปที่แท็บ "การจัดส่ง" และคลิกที่ "แทรกการผสานฟิลด์" รายการในรายการดรอปดาวน์สอดคล้องกับส่วนหัวของคอลัมน์ในไฟล์ Excel ของคุณ
- ใส่บล็อกที่อยู่ขนาดเล็กไว้ด้วยกันโดยแทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียน "ชื่อ" จากนั้น "นามสกุล" และจากนั้น "ที่อยู่"
- ตอนนี้คลิกอีกครั้งบนแท็บ "SHOWINGS" ที่ "Preview results"
ตอนนี้ Word จะแสดงรายการแรกในไฟล์ Excel ให้คุณ สำหรับบุคคลที่สองให้คลิกที่ลูกศรสีน้ำเงินที่ชี้ไปทางขวาไปทางขวาของปุ่ม "ดูตัวอย่างผลลัพธ์" ด้วยลูกศรเหล่านี้คุณสามารถผ่านผู้รับทั้งหมดที่ Word ได้อ่านจากไฟล์ Excel นี่เป็นข้อดีที่คุณมีตัวอักษรและเลย์เอาต์อย่างชัดเจนและสม่ำเสมอในหน้า Word ซึ่งหมายความว่าการเปลี่ยนแปลงใด ๆ จะถูกนำไปใช้กับผู้รับทั้งหมดทันที หากมีการเพิ่มผู้รับใหม่คุณสามารถเพิ่มพวกเขาไปยังไฟล์ Excel และพวกเขามีอยู่แล้วในแบบฟอร์มจดหมายของคุณ
คำแนะนำเหล่านี้นำไปใช้กับ Outlook 2010/2013 คุณสามารถดูเคล็ดลับเกี่ยวกับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขได้ใน Excel ที่นี่