Excel: อนุญาตเฉพาะค่าบางค่า - วิธีการทำงาน
ด้วยการตรวจสอบข้อมูลคุณสามารถอนุญาตเฉพาะค่าบางค่าในเซลล์ใน Excel ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจทันทีว่ารายการที่ไม่ถูกต้องไม่สามารถทำได้ตั้งแต่แรก สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อมีบุคคลมากกว่าหนึ่งคนกำลังแก้ไขไฟล์
อนุญาตเฉพาะค่าบางอย่างใน Excel
คำแนะนำต่อไปนี้ใช้ได้กับทุกรุ่นจาก Excel 2007
- เลือกเซลล์หรือพื้นที่ที่จะตรวจสอบขณะที่คุณพิมพ์
- ในแถบเมนูหรือ Ribbon ไปที่ Data> Data Review> Data Review
- ในหน้าต่างถัดไปคุณกำหนดเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องในแท็บ "การตั้งค่า"
- ในฟิลด์ "อนุญาต" คุณสามารถเลือกระหว่าง "จำนวนเต็ม", "ทศนิยม", "รายชื่อ", "วันที่", "เวลา", "ความยาวข้อความ" และ "กำหนดโดยผู้ใช้" ค่าใด ๆ ที่ได้รับอนุญาตที่นี่เป็นมาตรฐาน
- ขึ้นอยู่กับการเลือกคุณมีตัวเลือกภายใต้ข้อมูลเพื่อ จำกัด ค่าที่แม่นยำยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่นคุณสามารถอนุญาตให้ป้อนวันที่ระหว่าง 01/01/2560 ถึง 31/12/2560 เท่านั้น
- หากคุณต้องการระบุค่าคงที่ทันทีเลือก "รายการ"
- ป้อนค่าที่ต้องการคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค
- หากมีรายการอยู่แล้วในตารางให้คลิกปุ่มในฟิลด์ "แหล่งที่มา" นำทางไปยังแผ่นงานที่เกี่ยวข้องในสมุดงานทำเครื่องหมายพื้นที่ที่เกี่ยวข้องและยืนยันการเลือกด้วย "Enter"
- จากนั้นคุณจะเห็นลูกศรแบบหล่นลงถัดจากช่องตรวจสอบข้อมูลที่กำหนด ตอนนี้สามารถเลือกค่าได้จากรายการ
- นอกจากนี้ให้ระบุว่าควรปฏิบัติต่อเซลล์ว่างในระหว่างการตรวจสอบอย่างไรโดยการเปิดใช้งานหรือปิดใช้งานช่องทำเครื่องหมาย "ละเว้นเซลล์ว่าง"
- หากต้องการลบการตรวจสอบข้อมูลให้เลือกเซลล์ที่ไม่มีการตรวจสอบอีกต่อไป ไปที่ข้อมูล> ตรวจสอบข้อมูล> ตรวจสอบข้อมูลแล้วคลิกปุ่ม "ล้างทั้งหมด"
ป้อนอินพุตและข้อความแสดงข้อผิดพลาดสำหรับการตรวจสอบข้อมูล
คุณสามารถให้ผู้ใช้ข้อมูลไฟล์เกี่ยวกับรูปแบบที่คาดหวังและข้อมูลเกี่ยวกับรายการที่ไม่ถูกต้อง เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ให้ป้อนข้อความที่เกี่ยวข้องสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องแต่ละครั้ง
- ภายใต้การตรวจสอบข้อมูลคุณจะพบ "ข้อความป้อนข้อมูล" และ "ข้อความข้อผิดพลาด" เพิ่มเติมจากแท็บ "การตั้งค่า"
- ทำเครื่องหมายที่ "แสดงข้อความเข้าเมื่อเลือกแถว"
- ป้อนชื่อและข้อความอธิบาย ทันทีที่เคอร์เซอร์อยู่ในเซลล์ที่เกี่ยวข้องผู้ใช้จะแสดงข้อมูลนี้เป็นป๊อปอัป
- ทำเช่นเดียวกันสำหรับข้อความแสดงข้อผิดพลาด
- หากป้อนค่าที่ไม่ได้รับอนุญาตข้อมูลนี้จะปรากฏขึ้น ค่าที่ไม่ถูกต้องจะไม่ถูกนำมาใช้และผู้ใช้จะต้องป้อนข้อมูลให้ถูกต้อง
- หากป้อนค่าที่ถูกต้องข้อความนี้จะไม่ปรากฏขึ้น
หากไม่สามารถเขียนทับข้อมูลคุณสามารถล็อคและป้องกันเซลล์ใน Excel คุณสามารถอ่านวิธีการทำเช่นนี้ได้ในเคล็ดลับการปฏิบัติถัดไป