Excel: สร้างป้ายกำกับ
ด้วย Microsoft Excel คุณไม่เพียงสามารถคำนวณตาราง แต่ยังจัดการฐานข้อมูลเพื่อสร้างป้ายกำกับจากพวกเขา ที่นี่เราจะแสดงตัวอย่างวิธีการพิมพ์ป้ายชื่อที่อยู่ หลักการเดียวกันนี้ทำงานกับบันทึกข้อมูลอื่นโดยไม่คำนึงว่าคุณต้องการเขียนชั้นวางเครื่องเทศหรือสร้างนามบัตรของคุณเอง
ฟีด Excel ด้วยข้อมูลฉลาก
ก่อนที่คุณจะเริ่มสร้างป้ายผนึกคุณต้องมีตารางที่จัดเก็บข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการพิมพ์ก่อน
- เปิด Excel และสร้างเอกสารใหม่
- ตอนนี้ป้อนหัวเรื่องสำหรับแต่ละคอลัมน์ในบรรทัดแรกของตาราง ในเคล็ดลับการปฏิบัตินี้เราตั้งชื่อฟิลด์ที่มีชื่อนามสกุลถนนหมายเลขบ้านและอื่น ๆ
- ตอนนี้ป้อนข้อมูลของแต่ละระเบียนข้อมูลแต่ละบรรทัดโดยบรรทัดลงในตารางของคุณ
- บันทึกสเปรดชีตและปิด Excel
สร้างป้ายกำกับใน Word
เมื่อต้องการสร้างป้ายชื่อจากระเบียนข้อมูลในตาราง Excel ของคุณให้ใช้ฟังก์ชันจดหมายเวียนใน Word
- เปิด Word แล้วเลือกแท็บ "การส่งจดหมาย"
- คลิกที่ป้ายทางด้านซ้ายสุดแล้วคลิกปุ่มตัวเลือกในกล่องโต้ตอบซองจดหมายและป้ายกำกับที่ปรากฏขึ้น
- ในเมนูแบบเลื่อนลงใต้»ผู้จัดจำหน่ายฉลาก«เลือกผู้ผลิตแผ่นป้ายผนึกของคุณและจากรายการด้านล่างหมายเลขป้ายกำกับที่เกี่ยวข้อง ข้อมูลนี้สามารถพบได้บนบรรจุภัณฑ์ของฉลากเปล่าและมักจะอยู่ที่ด้านหลังของแต่ละแผ่น ยืนยันการเลือกของคุณโดยคลิกที่ "ตกลง"
- กลับไปที่กล่องโต้ตอบ "ซองจดหมายและป้ายกำกับ" คลิกปุ่ม "เอกสารใหม่" เพื่อสร้างแม่แบบเอกสารที่มีขนาดฉลากที่เลือก
- ในเอกสารใหม่ของคุณเลือกแท็บ "การจัดส่ง" อีกครั้งคลิกที่ "เลือกผู้รับ" และในเมนูแบบเลื่อนลงที่ "เลือกรายการที่มีอยู่" เพื่อเปิดตาราง Excel ของคุณด้วยการบันทึกข้อมูล
- จากนั้นเลือกสเปรดชีตที่มีการบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องหมายถูกสำหรับ»ชุดข้อมูลชุดแรกประกอบด้วยส่วนหัวของคอลัมน์«ถูกตั้งค่าและคลิกที่»ตกลง«
- คลิกที่ฟิลด์ "แทรกเขตข้อมูลผสาน" และ Word จะเปิดรายการที่คุณสามารถค้นหาส่วนหัวคอลัมน์ของคุณจากตาราง เพิ่มข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดด้วยการดับเบิลคลิกแล้วคลิกที่ "ปิด"
- ตอนนี้จัดเรียงเขตข้อมูลที่แทรกบนป้ายชื่อแรก ในตัวอย่างของเราเราใส่ช่องว่างระหว่างชื่อและนามสกุลและย่อหน้าหน้ารหัสไปรษณีย์
- ทันทีที่คุณพอใจกับผลลัพธ์ให้คลิกที่ไอคอนขนาดเล็กสำหรับ "อัปเดตป้ายกำกับ" ในพื้นที่ "เขียนและแทรกฟิลด์" ตอนนี้ Word ใช้ฟิลด์ข้อมูลสำหรับป้ายกำกับทั้งหมดบนหน้า
- คุณสามารถตรวจสอบฉลากแต่ละรายการได้อีกครั้งก่อนพิมพ์โดยคลิกปุ่ม "ดูตัวอย่างผลลัพธ์"
- คลิกที่ปุ่ม "เสร็จสิ้นและผสาน" และในเมนูแบบเลื่อนลงที่ "พิมพ์เอกสาร"
- ยืนยันในกล่องโต้ตอบโดยคลิก "ตกลง" ที่คุณต้องการพิมพ์บันทึกข้อมูลทั้งหมด
- ใส่แผ่นป้ายผนึกเปล่าลงในเครื่องพิมพ์ของคุณแล้วคลิก "ตกลง"
เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์นี้ได้ดำเนินการกับ Office 2013 แต่ยังใช้งานได้ใน Office 2010 อีกทั้งด้วย Excel และ Word คุณไม่เพียง แต่สามารถสร้างป้ายกำกับได้อย่างง่ายดาย แต่ยังรวมถึงฟอร์มจดหมายด้วย เราจะแสดงวิธีการทำที่นี่