การรวมข้อมูลกับ InDesign - ทำงานอย่างไร
คุณประหยัดเวลาและงานจำนวนมากเมื่อคุณใช้การรวมข้อมูลใน InDesign ในเคล็ดลับการปฏิบัตินี้เราจะแสดงให้คุณเห็นว่ามันง่ายแค่ไหน
สร้างบันทึกข้อมูล - เพื่อให้มันทำงานได้
การผสานข้อมูลกับ InDesign หมายความว่าคุณเชื่อมต่อไฟล์เป้าหมายเช่นนามบัตรเข้ากับบันทึก ก่อนอื่นคุณต้องสร้างบันทึก:
- คุณสามารถทำได้ด้วยโปรแกรมสเปรดชีตใด ๆ เช่น Excel หรือ OpenOffice
- บันทึกข้อมูลจะต้องเป็นข้อมูลส่วนบุคคลเช่นนามสกุลชื่อถนนรหัสไปรษณีย์เมืองอยู่ในบรรทัดแรก ด้านล่างนี้คือระเบียนข้อมูลที่เกี่ยวข้องเช่นชื่อนามสกุล ฯลฯ
- เมื่อสร้างเรคคอร์ดข้อมูลคุณต้องใช้คีย์แท็บภายในหนึ่งบรรทัดเพื่อไปที่ฟิลด์ถัดไป นี่เป็นวิธีเดียวที่ InDesign สามารถจดจำได้ในภายหลังว่าเป็นคุณลักษณะใหม่
- เมื่อชุดข้อมูลเสร็จสิ้นให้บันทึกเป็นไฟล์ TXT คุณต้องเลือก "คั่นด้วยแท็บ" หรือ "ข้อความคั่นด้วยแท็บ" ใช้ OpenOffice บันทึกเป็น "Text CSV (.csv)" ซึ่งไม่มีอะไรมากไปกว่าไฟล์ข้อความ จากนั้นเลือก "Tabulator" ในเมนูแบบเลื่อนลงใต้ "ตัวคั่นฟิลด์" คุณสามารถคลิกที่คำเตือนใด ๆ ได้อย่างปลอดภัย จากนั้นคุณสามารถเปลี่ยนนามสกุลเป็น "txt" สำหรับไฟล์ที่บันทึกไว้
- ตอนนี้คุณต้องปิดสิ่งนี้เพื่อให้สามารถรวมบันทึกข้อมูลใน InDesign ได้ในภายหลัง
การรวมข้อมูลกับ InDesign - ทำงานอย่างไร
- ตอนนี้เริ่ม InDesign และเปิดเค้าโครงที่เตรียมไว้แล้ว
- ผ่านเมนู "Window -> Utilities -> Data Merge" คุณจะไปถึงหน้าต่างข้อความของ data merge
- หากคุณคลิกที่สัญลักษณ์ลูกศรขนาดเล็กที่ด้านบนขวาเมนูบริบทจะเปิดขึ้น ที่นี่คุณเลือก "เลือกแหล่งข้อมูล" จากนั้นบันทึกข้อมูลที่สร้างขึ้นก่อนหน้านี้
- ตอนนี้มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะกำหนดส่วนหัวที่กำหนดไว้ในบันทึกข้อมูลไปยังเอกสาร InDesign เมื่อต้องการทำเช่นนี้ให้ใช้เครื่องมือข้อความเพื่อเลือกฟิลด์ในเอกสาร InDesign ของคุณแล้วคลิกปุ่มที่เกี่ยวข้องในหน้าต่าง "Data merge" ตัวอย่างเช่น "First name" ใน InDesign และ "First name" ใน data merge
- ทำซ้ำขั้นตอนที่ 4 สำหรับส่วนหัวที่กำหนดไว้ทั้งหมด จากนั้นเลือก "สร้างเอกสารที่ผสาน" ในหน้าต่างการผสานข้อมูลและยืนยันด้วย "ตกลง"
โดยวิธีการตั้งแต่ CS6 คุณสามารถสร้าง PDF แบบโต้ตอบใน InDesign