การสอนการเข้าถึง: พื้นฐานที่อธิบาย
คุณต้องการสร้างฐานข้อมูลด้วย Access เป็นครั้งแรกหรือไม่ ในบทช่วยสอนนี้เราจะอธิบายพื้นฐานและข้อกำหนดที่สำคัญที่สุดจาก Access Version 2010
โครงสร้างของฐานข้อมูล Access
นอกเหนือจากตารางแบบสอบถามฟอร์มรายงานแมโครและโมดูลที่ใช้ใน Access
- ข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดระเบียบเริ่มต้นในตาราง ตารางสามารถมีที่อยู่หรือข้อมูลบทความตัวอย่างเช่น ข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในคอลัมน์และแถว
- แถวเรียกว่าระเบียนและคอลัมน์เรียกว่าเขตข้อมูล
- ด้วยแบบสอบถามคุณสามารถกรองรวมหรือคำนวณข้อมูลที่มีอยู่ในตาราง เพื่อจุดประสงค์นี้ตารางต่าง ๆ เชื่อมต่อกันผ่านทางความสัมพันธ์ในกรณีที่จำเป็น
- ข้อมูลถูกป้อนโดยผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องในรูปแบบ ข้อมูลยังสามารถดูได้ในรูปแบบ คุณสามารถมีผลลัพธ์ผลลัพธ์แบบสอบถามในแบบฟอร์ม
- รายงานคล้ายกับแบบฟอร์มและใช้สำหรับการพิมพ์
- มาโครใช้สำหรับกระบวนการทำงานอัตโนมัติ การทำงานหลายอย่างเช่นคำสั่งเมนูสามารถดำเนินการได้โดยอัตโนมัติแบบหนึ่งต่อไปนี้
- ในโมดูลคุณสามารถบันทึกฟังก์ชันและโพรซีเดอร์ที่คุณตั้งโปรแกรมด้วยตัวเองโดยใช้ VBA
ออกแบบฐานข้อมูล Access
ฐานข้อมูลเริ่มต้นในหัวของคุณ เป็นสิ่งสำคัญในการกำหนดโครงสร้างล่วงหน้า
- คิดว่าข้อมูลใด (เช่นบทความคำสั่งซื้อข้อมูลลูกค้า) ควรมีฐานข้อมูลของคุณ
- แบ่งวันที่ต่างๆออกเป็นหัวข้อ แต่ละหัวข้อจะถูกบันทึกในภายหลังในตารางที่แยกต่างหาก
- กำหนดข้อมูลที่ต้องจัดเก็บในแต่ละตาราง ในตารางที่มีบทความเช่นคุณต้องการชื่อบทความหมายเลขบทความและราคาเป็นส่วนหัวของคอลัมน์
- เพื่อหลีกเลี่ยงการบันทึกข้อมูลซ้ำกันให้กำหนดคีย์หลักที่เรียกว่า สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ซ้ำซ้อนไม่สามารถเกิดขึ้นได้ สำหรับบทความหมายเลขบทความจะเป็นคีย์หลัก
- กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างแต่ละตาราง หากต้องการสร้างคิวรีจากตารางอื่นในภายหลังตารางจะต้องเชื่อมโยง เมื่อสั่งซื้อเช่นหมายเลขบทความจะถูกบันทึกเช่นกัน ดังนั้นความสัมพันธ์ระหว่างตารางรายการและตารางคำสั่งซื้อจึงเป็นฟิลด์หมายเลขรายการ
มุมมองในฐานข้อมูล Access
คุณมีประเภทมุมมองที่แตกต่างกันอย่างน้อยสองประเภทสำหรับแต่ละวัตถุ
- ในมุมมองออกแบบคุณระบุฟิลด์ที่จะใช้และตั้งค่าตัวเลือก คุณออกแบบมุมมองในแบบฟอร์มและรายงาน
- มุมมองแผ่นข้อมูลแสดงเนื้อหาของตารางและผลลัพธ์ของแบบสอบถาม
- สำหรับฟอร์มและรายงานข้อมูลจะแสดงในมุมมองฟอร์มหรือรายงาน
สร้างฐานข้อมูล Access อย่างแรก
จุดเริ่มต้นของทุกฐานข้อมูลคือตาราง
- จากเมนู Build ไปที่ปุ่มออกแบบตาราง
- ป้อนชื่อของฟิลด์ในคอลัมน์ "ชื่อฟิลด์" ตั้งชื่อฟิลด์เช่นชื่อบทความหมายเลขบทความ ฯลฯ
- จากนั้นคุณกำหนดประเภทข้อมูล ในกรณีที่ชื่อบทความฟิลด์ข้อความเป็นตัวเลือกที่ดี Access มอบตัวเลือกให้คุณที่นี่
- หากคุณเปลี่ยนเป็นมุมมองแผ่นข้อมูลคุณสามารถป้อนข้อมูลทดสอบ
- หากคุณสร้างหลายตารางให้กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างตาราง ในการทำเช่นนี้ให้เลือกปุ่ม "ความสัมพันธ์" ในแท็บ "เครื่องมือฐานข้อมูล"
- ด้วยเมาส์คุณสามารถวาดเส้นระหว่างเขตข้อมูล
- หากต้องการแสดงข้อมูลที่กรองในแบบฟอร์มหรือรายงานให้เลือกคำสั่ง "Query Design" ในแท็บ "สร้าง" เพิ่มตารางอย่างน้อยหนึ่งตารางที่คุณต้องการใช้เขตข้อมูลด้วยการคลิก
- เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้จากตาราง ลากฟิลด์จากรายการไปยังคอลัมน์ว่างหรือดับเบิลคลิกที่รายการในรายการ
- หากคุณใช้หลายตารางตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้กำหนดความสัมพันธ์อย่างถูกต้อง
- บันทึกตาราง
- ในการสร้างแบบฟอร์มให้ไปที่แท็บ "สร้าง" และเลือก "การออกแบบฟอร์ม"
- จากนั้นคลิกที่ "เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่" ในกลุ่ม "เครื่องมือ" ตอนนี้เลือกเขตข้อมูลจากตารางหรือแบบสอบถามที่คุณเพิ่งสร้างขึ้นและวางไว้ในร่าง
- ตอนนี้คุณได้สร้างฐานข้อมูลพื้นฐานแรกของคุณใน Access แล้ว
ในเคล็ดลับการปฏิบัติถัดไปคุณจะอ่านวิธีดำเนินการสืบค้นแท็บไขว้ใน Access