สร้างการแจ้งเตือนวันหยุดพักผ่อนใน Outlook - นี่คือวิธี
ตั้งค่าการแจ้งเตือนวันหยุด: ใน Microsoft Outlook คุณสามารถตอบกลับอีเมลขาเข้าโดยอัตโนมัติพร้อมกับการแจ้งเตือนวันหยุดหากคุณไม่สามารถใช้งานได้เป็นเวลานาน เราจะแสดงให้คุณเห็นสองวิธีในการตั้งค่าการแจ้งวันหยุด
1. Outlook: บันทึกย่อในวันหยุดอย่างรวดเร็วผ่าน "การตอบกลับอัตโนมัติ"
หากคุณต้องการตั้งค่าบันทึกย่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook โดยไม่มีกฎพิเศษสามารถทำได้อย่างรวดเร็วผ่าน "การตอบกลับอัตโนมัติ" คำแนะนำต่อไปนี้ใช้ได้กับเวอร์ชันปัจจุบันของ Outlook ทั้งหมด
- เริ่ม Outlook และคลิกที่แท็บ "ไฟล์" ที่ด้านบนซ้าย
- ใต้ "ข้อมูลบัญชี" คลิกที่ปุ่ม "ตอบกลับอัตโนมัติ"
- ที่นี่คุณสามารถเลือกระยะเวลาที่จะส่งการแจ้งเตือนการขาดงานได้ หากต้องการทำสิ่งนี้ให้เปิดใช้งานตัวเลือก "ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ" และตั้งค่าวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด หากคุณไม่ใส่อะไรที่นี่การตอบกลับอัตโนมัติจะถูกส่งทันทีและ "ตลอดไป"
- หากคุณใช้ Outlook สำหรับธุรกิจคุณควรสร้างรายงานการขาดงานที่ค่อนข้างผ่อนคลายสำหรับเพื่อนร่วมงานของคุณ ("ภายในองค์กรของฉัน") และอีกรายงานที่เป็นทางการสำหรับผู้ติดต่อทางธุรกิจ ("ภายนอกองค์กรของฉัน")
- ในข้อความที่คุณควรระบุวันที่สิ้นสุดของวันหยุดของคุณหรือคุณไม่อยู่ เป็นความคิดที่ดีที่จะแต่งตั้งตัวแทนสำหรับบันทึกการลาเพื่อติดต่อธุรกิจซึ่งผู้ติดต่อของคุณสามารถติดต่อเพื่อขอเรื่องเร่งด่วนได้
- ด้วย "ตกลง" คุณยืนยันการแจ้งเตือนวันหยุด จดหมายทั้งหมดจากเวลาเริ่มต้นจะได้รับการตอบกลับพร้อมข้อความที่คุณป้อน
ข้อความตัวอย่างสำหรับบันทึกย่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
- คุณสามารถกำหนดรูปแบบการแจ้งการขาดงานตามรูปแบบของภาพหน้าจอ
- ในแกลเลอรี่รูปภาพของเราคุณจะพบเทมเพลตอื่น ๆ สำหรับบันทึกวันหยุด
2. กำหนดกฎการแจ้งเตือนเมื่อลาพักร้อนของ Outlook เป็นกฎ
คุณสามารถใช้กฎเพื่อสร้างบันทึกย่อที่ไม่อยู่ในสำนักงาน มันซับซ้อนกว่านี้เล็กน้อย แต่ก็ช่วยให้คุณสามารถส่งอีเมลจากสำนักงานที่แตกต่างกันสำหรับผู้รับที่แตกต่างกัน คำแนะนำอาจแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับรุ่นของ Office
- หลังจากเริ่มต้น Outlook ให้คลิกที่แท็บ "ไฟล์" ควรเลือกหมวดหมู่ "ข้อมูล" ที่นี่
- คลิก "จัดการกฎและการแจ้งเตือน" ด้านล่าง หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้น
- ใต้แท็บ "กฎอีเมล" เป็นรายการ "กฎใหม่" เลือก "ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับ" ที่นี่
- ในกรณีต่อไปนี้คุณสามารถเลือกกรณีที่ผู้ส่ง (ด้วยคำบางคำ) ควรส่งหนังสือแจ้งวันหยุด หากคุณต้องการให้ส่งข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานไปยังผู้ส่งอีเมลทั้งหมดที่ได้รับเลือก "ผ่านชื่อบัญชีบัญชี" และเลือกบัญชีอีเมลที่คุณต้องการ (ในกรณีที่คุณจัดการหลายบัญชีด้วย Outlook)
- ในหน้าต่างถัดไปเลือกสิ่งที่ควรเกิดขึ้นกับอีเมลที่ได้รับ ในการที่จะตอบคำถามเหล่านี้ด้วยเทมเพลตคุณต้องทำเครื่องหมาย "ตอบด้วยเทมเพลตเฉพาะ" ในการเลือกเทมเพลต (ไฟล์ Word) ให้คลิกที่ข้อความสีน้ำเงิน ("ของเทมเพลตเฉพาะ") การแจ้งเตือนวันหยุดใช้งานอยู่ในขณะนี้
ในเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์นี้คุณสามารถอ่านวิธีตั้งค่าการส่งต่ออีเมลอัตโนมัติใน Outlook